Samen met enkele collega’s trokken we naar de Ground Control conferentie in Londen voor een dag vol interessante sessies. De sessies gingen van projectmanagement naar inspirational talks, tot het nut van “spelen”.
Ik tracht je hieronder een aantal key insights mee te geven over de sessies die mij het meest zijn bijgebleven.
It’s all about the little things
Wanneer je projecten of mensen managed is het belangrijk dat de basis goed zit. In deze sessie had Sam Barnes het over de kleine zaken die een grote impact hebben op je team.
- Manage your own workload
Zorg eerst en vooral dat je je eigen zaken op orde hebt. Daarvoor zijn veel technieken en hulpmiddeltjes, denk maar aan “Pomodoro”, “Eating live frogs”, “Inbox Zero”,... Zorg dat je tijd kan vrijmaken voor je mensen, zo voelen ze dat je je betrokken voelt.
- Always be present on comms
Zorg dat ze jou op alle mogelijke manieren kunnen bereiken. - Get back to people on time
Respecteer anderen hun tijd en hou je woord. Ook al heb je geen update, wees eerlijk en zeg dat dan gewoon. Beter geen nieuws dan onwetendheid. - Check people’s availability & preferences when booking meetings
Weet je op voorhand dat je collega geen ochtendmens is? Boek dan geen meeting om 8u ‘s ochtend. Hou rekeningen met tijdstippen en voorkeuren om een meeting zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Ook als je een meeting overlapt, laat de persoon in kwestie dat dan even weten. - Regular one on one’s with your team
Luister naar de mensen, ook als het druk is. Definieer samen concrete actiepunten en geef hen updates hierover. - Unlock radical candour
Wees eerlijk met je team, zeg niet gewoon wat ze willen horen ook al is het slecht. - Flexitime & remote working
Heel simpel, als je ze niet kan vertrouwen, had je ze niet moeten aannemen. - Use regret to make decisions
Ga je er spijt van hebben als je het niet doet?
Ga er steeds vanuit dat mensen het goed voor hebben. Als je met iemand niet goed overweg kan, praat erover en je zal snel oplossing vinden. Gelukkig zijn op het werk bezorgt je immers minder stress en mensen zullen liever met je werk. Dat zorgt voor een goeie teammoraal. Als je op mensen let en ze voelen zich goed in hun vel, dan lopen projecten vanzelf.
Living with imperfection
Project managers moeten een plan hebben voor élk mogelijk risico. Laat ons eerlijk zijn: als er 1 garantie is, dan is het dat er wel ergens iets misloopt. Stop dus met proberen en omarm het feit dat er leven is buiten het project. Leer wat je opties zijn en dat het succes soms in een klein hoekje zit.
Dat is zowat het verhaal achter de sessie van Betty. Enkele van de tips die zij met ons heeft gedeeld:
Bij de start van het project:
- Vraag zoveel mogelijk aan je klant en definieer KPI’s.
Waarom doe je dit project, wat verwacht je als uitkomst, wie is er betrokken,...
- Herhaal alles, tot in het oneindige.
Soms pikken mensen niet meteen alle cruciale informatie op. Door te blijven herhalen zal uiteindelijk iedereen op de hoogte zijn.
- Documenteer
Niet iedereen kan tijdens elke meeting aanwezig zijn. Zorg ervoor dat alle notities gedeeld worden met zowel je team als je klant. Elk klein detail kan belangrijk zijn.
Problemen tijdens het project?
- Bellen!
Niet via mail of sms. Maak het probleem zo concreet mogelijk en bespreek het. - Behandel de klant zoals je vriend
Wees steeds redelijk en vraag waarom bepaalde beslissingen worden genomen. Probeer te doorgronden wat er gaande is vooraleer je een conclusie trekt. - Niet bang zijn om nee te zeggen.
Ook al conflicteert het, soms moet je in functie van het project nee kunnen zeggen. Wel kan je zorgen voor alternatieven of een andere mogelijke oplossing. Brainstorm eens met je team en ga zo verder.
- Gold plating
Pas hiervoor op. Designers of developers willen soms iets speciaal doen. Hou steeds de tijd vs effort vs waarde voor de klant in je achterhoofd.
The impossible job
Michael Lopp mocht de dag afsluiten met zijn visie over leiderschap. Hij gaf ons 16 simpele en vatbare “hacks” om een (volgens hem onmogelijke) job tot een goed einde te brengen.
There is never enough time
- Two minutes early for everything.
Wees altijd 2 minuten te vroeg voor alles, als leidinggevende heb je hierin een voorbeeldfunctie. - Office hours.
Je kan onmogelijk iedereen leren kennen, maar je kan jezelf wel beschikbaar maken voor hen. Bv elke 2 weken een tweetal “spreekuren” waarop iedereen kan langskomen.
- Move the clock towards you.
Draai de klok naar jou toe. Laat niet zien dat je de tijd checkt, dat doet afbreuk aan het moment.
You are greatly outnumbered by chaotic beautiful snowflakes.
- The most important meeting.
One on one meetings. 30 minuten, elke week, geen excuses. Als je ze moet verzetten, zeg dan ook waarom.
- Learn everyone’s first name
Zorgt voor een persoonlijke connectie.
- 3 questions for every meeting
Doe je huiswerk en bereid 3 vragen voor. Een one on one is geen statusmeeting maar een conversatie.
- Rainbows & unicorns
Geef complimenten, ze zijn gratis en zorgen voor een positieve stimulans.
There is too much to do and too much to know.
- Continually fix small things
Rapporteer bugs en geef aandacht aan kleine dingen.
- Know the most important numbers
Wat zijn de 3 belangrijkste cijfers binnen je organisatie en zorg dat je ze kan verklaren.
- Share profusely
Deel zoveel mogelijk informatie.
Their expectations are unattainable.
- Think before you speak
Alles wat je zegt, kan en zal tegen je gebruikt worden. Een cursus publiek spreken is geen overbodige luxe.
- Admit and explain failures
Geef toe als je hebt gefaald en leg ook uit wat/waarom het mis is gegaan.
- Seek diversity
Betrek iedereen bij beslissingen. Hoe meer invalshoeken hoe beter.
- Weaponize rumor crushing
Als leider zal er geroddeld worden over je. Praat hierover en bezorg hen de waarheid.
- Smile as the sky falls
Je bent een voorbeeld en moet steeds rustig zijn. Het kan altijd slechter. Snap dat je als leider de toon zet.
- Pick one thing
Voor Michael is dit “to be unfailingly kind”.
