9 tips voor een geslaagde out-of-office

In deze post lees je 9 tips om ervoor te zorgen dat je out-of-office zichzelf nuttig maakt en niet zomaar een vrijblijvend afwezigheidsbericht is. De bal het werk laten doen, heet dat dan in het voetbal.

De vakantie staat voor de deur en met een beetje geluk wil dat zeggen dat ook jij binnenkort minstens voor even de werkmail gesloten houdt.

Omdat we gelukkig niet allemaal tegelijkertijd op reis vertrekken - de files zijn zo al lang genoeg - is er de 'out-of-office' om de communicatie even over te nemen. Met onderstaande tips stel je een out-of-office samen die zowel jou als de ontvanger tijd bespaart en misschien nog wat oplevert ook.

pexels-photo-413960 

1. Hou de basics kort en duidelijk

Een out-of-office vertelt de ontvanger dat je zijn mail op dit moment niet kan behandelen. Wat hij wil weten, is wanneer of wie het wel kan. Vanaf wanneer je afwezig bent en waar je op dit moment dan wel mee bezig bent, is van minder belang. Al kan dat laatste wel helpen om je out-of-office een persoonlijkere touch te geven.

Ben je tot op zekere hoogte wel bereikbaar, bijvoorbeeld omdat je op een congres zit of omdat je ook op vakantie weleens je laptop of smartphone bovenhaalt, kan je dat natuurlijk ook vermelden.

 

2. Vraag om je gewoon opnieuw te mailen

Op de eerste werkdag na je vakantie doe je wellicht maar twee dingen:

  1. Bijpraten met de collega's
  2. Je mailbox bijwerken

De tweede werkdag na je vakantie loopt je mailbox dan weer vol met mensen die zich afvragen waarom je hun mail nog niet beantwoord hebt, aangezien je toch al een volledige dag weer aan het werk bent.

Vermijd tijdverlies aan beide kanten en vraag in je out-of-office om de mail gewoon opnieuw naar je te sturen op de dag van je terugkomst. Dan hoef je je op dag 1 alleen te concentreren op mails die die dag binnenkomen en kan je de rest van de - minder dringende - vakantiemails wegwerken wanneer het je uitkomt.

 

Tip: Je kan in je out-of-office als terugkeerdatum ook de dag na je eigenlijke eerste werkdag zetten. Zo win je weer een dag.

 

3. Beantwoord vragen in je out-of-office

Afhankelijk van je functie kan je misschien inschatten wie je zal mailen tijdens je afwezigheid en waarom. Probeer in dat geval hun vragen te voorspellen en hen in je out-of-office al op weg te zetten naar het antwoord, door bijvoorbeeld te linken naar pagina's op je website.

 

4. Verwijs naar de juiste contactpersonen

Daarbij aansluitend: vermeld de relevante contactpersonen in je out-of-office en maak duidelijk wie wat kan doen. Zijn er bepaalde vragen die moeten wachten tot je terug bent? Maak dat dan duidelijk in een poging om te vermijden dat de mailbox van je collega's gevuld wordt met vragen waarop ze toch niet kunnen antwoorden.

 

Tip: Ga na wanneer je collega's met vakantie zijn, om te vermijden dat je contactpersonen van out-of-office naar out-of-office gestuurd worden.

 

5. Doe aan lead generation

Het is niet omdat jij er even tussenuit knijpt dat je mailbox geen werk kan verrichten voor jou. Heb je een interessante whitepaper of organiseer je een boeiend event? Stop de link achter een call-to-action in je out-of-office.

 

beach

 

6. Leid je contacten naar je nieuwsbrief

Als je een nieuwsbrief of andere regelmatige mailing uitstuurt, is je out-of-office de perfecte plek om die communicatie te promoten. Voeg een link toe naar het inschrijvingsformulier en kleed het geheel een beetje overtuigend in.

Misschien beantwoordt je nieuwsbrief voortaan wel alle vragen van de contactpersoon in kwestie.

 

Tip: Je kan deze link of de call-to-action uit tip 5 ook in je e-mailhandtekening zetten wanneer je niet met vakantie bent. 

 

7. Promoot je social-mediakanalen

Het kan nooit kwaad om ook je social media in de kijker te zetten in je out-of-office. Alle touchpoints zijn goed om je relatie met een contact uit te diepen.

 

Tip: Overdaad schaadt. Spring bewust om met de vorige drie tips en stop je out-of-office niet vol met links en knoppen.

 

8. Schrijf je out-of-office zoals je andere mails

Zorg ervoor dat je out-of-office gewoon leest als een mail die van jou komt. Communiceer je meestal eerder informeel, vermijd dan een al te zakelijk bericht over je afwezigheid. Hanteer je normaal gezien een meer formele communicatiestijl, stop je out-of-office dan niet vol grappige GIF's.

 

9. Kies de juiste taal

Heb je veel internationale contacten? Zorg dan dat je out-of-office in meerdere talen beschikbaar is. Rangschik de talen naargelang het volume mails dat je normaal gezien in elke taal krijgt en verwijs helemaal bovenaan je mail naar het feit dat een bepaalde taal verderop beschikbaar is:

(English version below / version française ci-dessous / Deutsche Fassung siehe unten)

 

Out-of-office in de praktijk

Benieuwd hoe mijn out-of-office eruit ziet? Stuur me een mailtje tussen 4 en 23 juli! Nog op zoek naar iets om me over te mailen? Kijk hier even wat we bij Intracto zoal doen. 

Meer weten? Contacteer ons!

Frederik Meuris
Door Frederik Meuris